¿Cómo funciona Google Drive?

Google Drive es una herramienta de almacenamiento en la nube desarrollada por Google que ofrece una serie de aplicaciones de productividad, como editor de texto, hoja de cálculo, presentación y calendario.

Quien trabaja con la producción de contenido necesita herramientas que ayuden no solo en la creación, sino también en el almacenamiento y acceso a los archivos.

¿Con qué frecuencia perdemos todo el trabajo por falta de atención o funciones inteligentes que permiten guardar y hacer copias de seguridad automáticamente?

Hay docenas de herramientas en el mercado que ayudan a crear y administrar contenido. Entre ellos, Google Drive se destaca por ofrecer varias funciones en un mismo paquete. Y todo gratis.

Además de permitir la producción y almacenamiento de contenido, Google Drive también tiene la función de sincronización entre dispositivos. Así, es posible crear un archivo en una computadora y continuar editando en un smartphone o tablet, por ejemplo.

Pero esas son solo algunas de las ventajas de esta poderosa herramienta. Y, en este post, aprenderás todo sobre Google Drive, cómo funciona, cuáles son sus principales características y cómo empezar a explorar esta plataforma en tu negocio.

¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un conjunto de herramientas puestas a disposición por Google para facilitar la vida diaria de quienes necesitan producir, almacenar y acceder contenido en Internet.

Permite compartir archivos con otros usuarios, con colaboración en tiempo real, así como el intercambio de mensajes y comentarios de forma sencilla e intuitiva entre los colaboradores.

Otro punto fuerte de Google Drive es la sincronización.

Cuando trabajamos en un software offline, como Microsoft Word, estamos obligados a guardar el material cada vez que utilizamos una nueva máquina. Para dar continuidad en el mismo archivo, es necesario que se haga su transferencia entre los ordenadores.

Con la sincronización de Google Drive, todo el contenido se almacena y se guarda en los servidores de Google automáticamente. Esto significa que es posible continuar un trabajo en máquinas o incluso redes de Internet distintas, sin temor de perder el contenido. O incluso abrirlos en tu dispositivo móvil (si has descargado la aplicación Google Drive).

Y no estamos hablando de la sincronización solo de los archivos de texto. Las imágenes, vídeos y fotos se pueden sincronizar de forma automática también.

Todo el material se guarda en la nube, con seguridad, y puede ser accedido por el usuario cuando desee y desde donde desee.

¿Qué incluye Google Drive?

Lo más interesante de Google Drive no es el servicio de almacenamiento de archivos en sí, sino todo el conjunto de aplicaciones que ofrece de forma gratuita a personas físicas o a bajo precio para empresas.

En el mismo lugar, puedes acceder a las siguientes herramientas:

• Gmail: uno de los clientes de email más populares en Internet;

• Drive: almacenamiento y sincronización de archivos en la nube;

• Documentos: editor de texto, similar a Microsoft Word;

• Hojas de Cálculo: editor de hojas de cálculo, como Microsoft Excel;

• Presentaciones: editor de presentaciones de diapositivas, como Microsoft PowerPoint;

• Hangouts: servicio de chat, con soporte para audio, video y compartir pantalla;

• Agenda: organizador de compromisos y tareas personales;

• Contactos: organizador de contactos y correos electrónicos.

El servicio también cuenta con otras herramientas, como el constructor de sitios web (Google Sites), herramienta de anotación (Keep), editor y administrador de formularios (Formularios), entre otros.

Sin embargo, el enfoque de este artículo estará en las herramientas de productividad: documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

¿Cómo utilizar Google Drive?

Una de las grandes ventajas de Google Drive es su facilidad de uso.

Hay planes pagados, que son más completos, pero es posible explorar innumerables recursos de forma totalmente gratuita. Incluso los planes pagados tienen precios asequibles, sobre todo si piensas en los beneficios que ofrecen.

Para acceder al paquete de recursos de Google Drive, basta con que el usuario tenga una cuenta de correo electrónico de Gmail. Este es, en realidad, el único requisito para que cualquier persona sea capaz de empezar a disfrutar de las ventajas ofrecidas por Drive.

El acceso se puede realizar tanto a través del ordenador como a través de dispositivos móviles, siempre y cuando tengan la aplicación de la unidad descargada en estos dispositivos.

Esto significa que no es necesario utilizar siempre la misma máquina para continuar un trabajo, ya que la sincronización de esta herramienta permite que todo el material se almacene en un mismo lugar, independientemente de dónde se produzca.

A la hora de acceder a los archivos, basta con iniciar sesión con el correo electrónico y la contraseña de Gmail y listo, todo estará disponible para el usuario.

Ventajas y desventajas de Google Drive

Al igual que cualquier herramienta, existen ventajas y desventajas a la hora de utilizar Google Drive, pero los beneficios son mucho más grandes que las desventajas demostradas por la herramienta.

Ventajas

En primer lugar, hay que recordar la función básica de Drive, el almacenamiento de datos. Este almacenamiento se realiza en la nube, lo que significa que todo el material sincronizado se dirige a un servidor exclusivo de Google. El contenido está disponible para acceso, visualización y descarga por el usuario, cuando y donde quiera.

La seguridad de guardar archivos en la nube es gigante. Si hay pérdida de equipo físico, como el ordenador o el móvil en el que el material estaba originalmente, es fácil recuperar todo con el acceso a Google Drive.

Otro punto que hace de Google Drive un gran editor en nube es el hecho de ser una plataforma intuitiva. Incluso los usuarios con conocimientos básicos pueden aprovechar los recursos ofrecidos.

Sin mencionar que Google Drive puede ser utilizado de forma gratuita, sin la necesidad de comprar ninguno de los servicios. Los planes pagados existen, como dijimos, pero es posible hacer muchas cosas sin pagar absolutamente nada.

Desventajas

Pero, como no todo son flores, hay algunas desventajas que deben ser consideradas por los usuarios.

Una de ellas es que buena parte de los servicios solo puede ser realizada de forma virtual, o sea, en el ambiente online. Si existe una interrupción en la conexión a Internet, es difícil proseguir con el trabajo. Sin embargo, existe la opción de activar la edición sin conexión, que resuelve parte del problema.

Otra desventaja de Google Drive, pero que también es una cierta ventaja, es la edición conjunta del material.

Tener una segunda o tercera persona ayudando en la creación de hojas de cálculo, archivos de texto o presentaciones puede ser un buen comienzo. Sin embargo, si los esfuerzos no se coordinan, el trabajo puede llegar a ser confuso y complicado.

El compartir contenido puede y debe considerarse una ventaja y desventaja, dependiendo del grado de interacción existente entre los usuarios, de la responsabilidad de cada uno y de la coordinación a la hora de realizar el trabajo.

Herramientas disponibles en Google Drive

Ahora que ya has entendido un poco más sobre el funcionamiento de Google Drive, vamos a hablar de algunas características que esta herramienta posee para la creación de contenidos.

Google Docs

Google Docs es un editor de textos que funciona de forma similar a Microsoft Word, permitiéndole a los usuarios escribir textos y realizar trabajos de los más diversos. Sea para un proyecto de la universidad, un contrato o la redacción de un artículo publicitario, Google Docs es ideal para todos los usos.

Incluso los materiales de mayor complejidad, como un ebook, se pueden crear desde el editor de documentos de Google Docs. Esto sucede porque es muy fácil escribir, añadir elementos, incluir imágenes, formatear la fuente, el color y cualquier otro detalle del texto.

Al igual que Word, funciona de forma intuitiva. Pero existen ventajas proporcionadas por Docs que ningún otro editor puede presentar, como el almacenamiento en la nube y la sincronización automática, que, como viste, son las principales características de Google Drive.

Esta es una de las funcionalidades más utilizadas por quienes necesitan constantemente producir contenido para sus canales de comunicación, como sitios, blogs y redes sociales.

El compartir y la colaboración online permiten que varias personas participen en el proceso de creación. Es posible, por ejemplo, que un profesional tenga a su cargo la creación del contenido y otro haga los cambios y correcciones puntuales a lo largo del texto, sea sugiriendo o modificando el contenido.

Descubre ahora el paso a paso para crear documentos en Google Docs:

1. Inicia sesión con tu cuenta de Google (Gmail) en Google Drive:

2. En la página inicial de recursos de Google Drive, haz clic en Nuevo y, a continuación, en Documentos de Google:

3. ¡Listo! Notarás que automáticamente se abrirá un nuevo documento para empezar a editar:

Te darás cuenta que es posible compartir este documento con otras personas. Para ello, simplemente haz clic en Compartir, en la esquina izquierda de la pantalla, y añadir el correo electrónico de las personas con las que deseas compartir tus documentos.

Google Drive: ¡una poderosa herramienta para el día a día!

Como debes haber notado, Google Drive es una herramienta muy interesante para aquellas personas que producen contenido y no pueden perder tiempo.

Vale la pena hacer un tour por cada una de las funcionalidades de esta herramienta para analizar sus diferencias en comparación con los demás recursos existentes en el mercado y ver si son realmente interesantes para ti y tu negocio.

¿Y sabías que, además de Google Drive, Google ofrece otra herramienta gratuita que ayuda a quienes producen contenido a estar al tanto de los temas más populares? Así que tómate el tiempo para aprender sobre Google Trends y cómo usarlo en tus estrategias de producción de contenido.

Hoy en día es muy importante tener nuestra información a buen resguardo y poder compartirla con las personas de nuestra confianza, y sin duda alguna esta poderosa herramienta nos ayuda a lograrlo. Gracias por seguirnos y esperamos este aporte sea de mucha ayuda. ¡Nos vemos pronto!

Fuente: blog.hotmart.com

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